Gelebtes Mittelalter e.V. Nachempfindung und Darstellung mittelalterlicher Kultur und Geschichte D-06493 Ballenstedt / Harz
Gelebtes Mittelalter e.V.Nachempfindung und Darstellung mittelalterlicher Kultur und GeschichteD-06493 Ballenstedt / Harz

Projektleitung

Checkliste für Projektverantwortliche

Nachfolgende Punke sollen bei der Projektplanung / Veranstaltungsplanung beachtet werden:

Vor dem Aufbau:

Vertrag / Vereinbarung:

  • Bewerbung / Kostenvoranschlag
  • Teilnahmebestätigung
  • Vertrag
  • Aufwandersatz / Rechnung / Zahlungstermin

Teilnehmerplanung:

  • Bestätigung der Teilnahmebewerbungen
  • Mitgliederliste (4 Wochen vor Veranstaltung erfragen und Vorstand melden, damit dieser es dem Veranstalter weiter leiten kann)
  • Teilnehmerliste aktualisieren
  • Parkkarten
  • Einnahmen- u. Ausgabenlisten mitnehmen
  • Gültige Teilnehmer- und Vereinsausweise

Lagerplanung:

  • Platzbesichtigung
  • Aufstellplan
  • Wer bringt welches Equipment mit?
  • Kleidung
  • Handwerk
  • Kinderturnierbahn
  • Gemeinschaftszelt für Ausrüstung
  • Programmtafel, Infomaterial
  • „GreifenRitter“-Banner
  • Absperrwimpelketten
  • Brennholzbeschaffung
  • Holzkohle
  • Aufbautermine

Schaukochen:

  • Küchenmeister /-verantwortlicher:
  • Küchenzelt
  • Feuerstelle / Feuerschalen – da keine Feuergruben mehr ausgehoben werden dürfen
  • Feuerlöscher
  • Wassereimer
  • Essensplan / Kostenkalkulation
  • Einkaufliste
  • Wer kauft ein?
  • Lagerung Lebensmittel

Vor Ort:

Aufbau:

  • Lagerplatzverantwortlicher:
  • Veranstalter oder dessen Vertreter für Platzvergabe aufsuchen
  • Termin für Einweisungen durch Veranstalter erfragen
  • Platz für Müllentsorgung
  • Toilettenbenutzung
  • Trinkwasserentnahme
  • Brennholzplatz
  • Einfriedung / Lagerplatz abstecken
  • Zelte möglichst nach Lagerplan aufbauen
  • Sicherheitsabstände zu Zelten, Durchfahrten
  • Stellplätze für Fahrzeuge / Sondergenehmigungen
  • Tatsächliche Teilnehmerliste ausfüllen
  • Leitung Projektkasse („Kassius“):

Sicherheitskontrolle:

  • Brandschutz (Sicherheitsabstände)
  • Löschmittel (Feuerlöscher, Brandschutzdecken, Wasereimer)
  • Erste Hilfe
  • Waffenkontrolle
  • Raucherecke
  • Haustiere (Hunde)
  • Parksituation

Aktionen:

  • Programm Veranstalter
  • Programmplanung für Lagerleben / „Herold“ (Programmverantwortlicher):
  • Programmtafel auslegen
  • Marktzeiten
  • Küchenzeiten / Schaukochen
  • Essenzeiten
  • Kinderaktionen
  • Feldzug / Knappenausbildung
  • Kinderritterturnier
  • Lagerwache
  • Lagertagebuch

Veranstaltungsende:

  • Nach Programm dafür sorgen, dass alle Gemeinschaftsutensilien in die entsprechenden Kisten sortiert werden
  • Für Ordnung und Sauberkeit unterm Baldachin sorgen, damit dieser nach Veranstaltung direkt abgebaut werden kann
  • Müllsäcke bereitstellen
  • Entsorgung klären / Containerstandort
  • Aufwandsentschädigungen
  • Kassenabrechnungen / Einnahmen- u. Ausgabenlisten

Abbau:

  • Feuerstelle abbauen
  • Tische unter Baldachine abräumen und abbauen
  • Gemeinschaftsausrüstung abbauen
  • Persönliche Ausrüstung abbauen
  • Letzte Platzbegehung / Restmüllbeseitigung

Nach dem Projekt

Ausrüstung:

  • Trocknen und Einlagern der Zelte
  • Reinigung der Ausrüstungsgegenstände
  • Küchenreste entfernen
  • Kinder-Gewandungen waschen
  • Auffüllen der Bastelsachen
  • Auffüllen der Gewürzkiste

Mitgliederverwaltung:

  • Projektbesprechung im Vorstand
  • Auszahlung Reisekosten / Orgapauschale
  • Auszahlung von Auslagen für Vereinsmaterial
  • Kassenbuch prüfen
  • Abschlussbericht
  • Internett aktualisieren
  • Bildgalerie

 

 

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